1.Giriş
Dijital dönüşüm çağında işletmelerin sürdürülebilirliklerini koruyabilmesi, bilgiye dayalı kararlar alabilmesi ve karmaşık süreçlerini entegre bir şekilde yürütebilmesi için Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) sistemlerine olan ihtiyaç her geçen gün artmaktadır. Ancak bir ERP sistemini kurmak ve devreye almak, yalnızca teknolojik bir yatırım değil; aynı zamanda organizasyonel dönüşüm gerektiren stratejik bir süreçtir.Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) sistemleri, işletmelerin finans, üretim, insan kaynakları, satın alma, satış ve dağıtım gibi temel iş süreçlerini entegre eden yazılım çözümleridir. Ancak ERP sadece bir BT projesi değil, aynı zamanda bir organizasyonel dönüşüm projesidir.
📊 Gartner (2023) verilerine göre ERP projelerinin %55’i zamanında ve bütçede tamamlanamazken, %75’i planlanan iş hedeflerine tam anlamıyla ulaşamamaktadır.
2.ERP Projesi: Sadece Bir Yazılım Değildir
ERP projeleri, yazılımın teknik kurulumunun çok ötesinde; süreç analizi, iş akışlarının yeniden yapılandırılması, insan kaynaklarının eğitimi ve değişim yönetimi gibi çok boyutlu adımları içeren kompleks projelerdir. Bu projelerin başarıyla tamamlanabilmesi için sadece doğru teknoloji değil, aynı zamanda etkili yönetim, iletişim ve uzmanlık gereklidir.
3. ERP Projelerinde Başarıyı Etkileyen Temel Faktörler
ERP projelerinde başarıyı etkileyen unsurlar birçok akademik çalışmada “kritik başarı faktörleri” olarak tanımlanmıştır. Aşağıdaki infografik, akademik çalışmalarda en sık karşılaşılan kritik başarı faktörlerini (CSF) özetlemektedir:
ERP Kritik Başarı Faktörleri (Top 7)
| Faktör | Etki Alanı | Açıklama |
| Üst Yönetim Desteği | Stratejik | Liderlik ve kaynak tahsisi |
| Kapsam Netliği | Operasyonel | Hedeflerin açık ve ölçülebilir olması |
| Kullanıcı Eğitimi | Değişim Yönetimi | Yeni sistem adaptasyonunun kolaylaştırılması |
| Süreçlerin Standartlaştırılması | Süreç Yönetimi | Karmaşıklığın azaltılması |
| Veri Temizliği | Teknik | Geçerli, doğru ve tutarlı veriler |
| Yazılım-Seçim Uyumu | Teknik/İşlevsel | İhtiyaca uygun çözüm seçimi |
| Proje Ekibi Yetkinliği | İnsan Kaynağı | Deneyimli ekip, hızlı çözüm |
4.Danışman Yetkinlikleri: Görünmeyen Başarı Dinamiği
ERP projelerinde göz ardı edilen fakat son derece kritik olan bir diğer unsur ise ERP danışmanlarının yetkinlikleridir. Bir danışman sadece teknik bir uygulayıcı değil; aynı zamanda rehber, eğitmen, iletişim köprüsü ve kriz yöneticisidir.
Başarılı bir ERP danışmanında bulunması gereken temel yetkinlikler şunlardır:
- İş Süreçleri Bilgisi: Danışmanın sektöre özgü süreçleri anlaması, sistem ile süreç uyumunu sağlaması.
- İletişim ve İkna Becerisi: Kullanıcılarla sağlıklı diyalog kurarak ihtiyaçları anlaması ve değişime dirençle baş edebilmesi.
- Problem Çözme Yeteneği: Sistem kaynaklı ya da süreç odaklı sorunları hızlıca tespit edip çözüm üretebilmesi.
- Teknolojik Yetkinlik: ERP modüllerine, sistem mimarisine ve entegrasyonlara hakimiyet.
- Müşteri Odaklılık: Firmanın kültürüne ve beklentilerine duyarlı bir yaklaşım sergilemesi.
Danışmanların bu yetkinliklere sahip olması, sadece projenin teknik olarak sorunsuz ilerlemesini değil, aynı zamanda kullanıcı memnuniyetini ve sistemin benimsenmesini de doğrudan etkilemektedir.
5.Danışman Yetkinlikleri: İş Süreçleri Bilgisi – Örnekler
Kurumsal kaynak planlama (ERP) projelerinin başarısı, yalnızca teknik altyapı ya da yazılım uyumluluğu ile değil, aynı zamanda danışmanın süreç bilgisi ve fonksiyonel yetkinliğiyle doğrudan ilişkilidir. Özellikle finans ve muhasebe gibi regülasyonlara ve kurumsal hafızaya dayalı alanlarda, danışmanın konuya özgü bilgi düzeyi belirleyici bir rol oynamaktadır. Bu bağlamda, bir ERP danışmanının muhasebe süreçlerine dair temel kavramlara —örneğin, mizan, fiş, çek işlemleri, hesap planı yapısı gibi— hâkim olmaması, sadece teknik bir eksiklik değil; aynı zamanda analiz, süreç modelleme ve kullanıcı ihtiyaçlarını anlama aşamalarında ciddi aksaklıklara yol açabilecek yapısal bir sorundur. Zira muhasebe birimiyle sağlıklı iletişim kurulabilmesi ve ihtiyaçların doğru yorumlanarak sisteme aktarılabilmesi, yalnızca yazılım bilgisiyle değil, aynı zamanda süreç bilgisinin derinliğiyle mümkün olmaktadır. Bu nedenle, fonksiyonel danışmanların yalnızca ERP modüllerine değil, aynı zamanda modüllerin kapsadığı iş süreçlerine ilişkin bilgi sahibi olmaları; sektörel mevzuat, uygulama pratiği ve kullanıcı beklentileri çerçevesinde bir analiz yürütebilecek düzeyde donanımlı olmaları beklenmektedir. Aksi durumda, ERP projelerinde sıkça karşılaşılan “çözüm değil, sorun üreten sistem” algısı kaçınılmaz hâle gelebilir.
ERP projelerinde sektörel dinamiklere uygunluk, proje başarısını belirleyen kritik faktörlerden biridir. Bu bağlamda, havacılık ve savunma sanayii gibi yüksek regülasyonlu alanlarda görev alacak ERP danışmanlarının, yalnızca yazılım ve süreç bilgisiyle değil; aynı zamanda sektörün kalite yönetim sistemlerine dair farkındalıkla da donatılmış olmaları beklenmektedir. Bu sektör özelinde AS9100 standardı, uluslararası kabul görmüş bir kalite yönetim sistemi (QMS) standardı olup, havacılık, uzay ve savunma endüstrisindeki kuruluşlar için temel bir uyum gerekliliğidir.AS9100, ISO 9001 temelinde geliştirilmiş olmakla birlikte, risk temelli düşünme, ürün güvenliği, tedarik zinciri yönetimi, izlenebilirlik ve konfigürasyon kontrolü gibi havacılık sektörüne özgü kritik maddeleri de içermektedir. Bu çerçevede, bir ERP danışmanının AS9100 standardının genel çerçevesini, özellikle kayıt yönetimi, malzeme izlenebilirliği, dokümantasyon kontrolü ve düzeltici/önleyici faaliyet yönetimi gibi ERP ile birebir ilişkilendirilebilecek bölümlerini bilmesi büyük önem arz etmektedir.Danışmanın AS9100 farkındalığı, ERP sisteminin sektör gerekliliklerine uygun kurgulanabilmesini, kalite kontrol ve üretim modüllerinin AS9100 süreçlerine entegre şekilde yapılandırılmasını ve nihayetinde sertifikasyon süreçlerine katkı sağlayacak bir sistem mimarisinin kurulmasını mümkün kılar. Bu bilgi eksikliği durumunda ise sistemin hem operasyonel verimliliği hem de dış denetim yeterliliği ciddi risk altına girebilir.
6.ERP Danışmanı Olmak: Çoğu Şeyi Bilmek Yetmez, Biraz da Sevilmek Gerekir.
ERP dünyasında danışmanlık, sadece teknik bilgi değil; sektör bilmek, süreç bilmek, insan bilmek ve sabırla yoğrulmak demek. Yani anlayacağınız, biraz mühendis, biraz muhasebeci, biraz psikolog, biraz da Jedi olmak gerekiyor. ERP danışmanı olarak sahaya adım attığınızda bazı kullanıcılar vardır ki… gözlerinin içi parlar eski programdan bahsederken. “Bizim X programı vardı, tuşlara basmadan ne yapmak istediğimizi anlardı…” derken sanki bir zamanlar hayatını kurtaran robotu anlatıyor gibidirler.
Yeni sistemle tanışınca ise yüzleri düşer:“Bu mu yani? Bizim programda F2’ye basınca rapor çıkardı, bunda kaç tuş var böyle!” Yeni ERP sistemi sanki sevgilisinin yerine gelen soğuk, kurumsal, duygusuz bir robot gibidir. Eski sistemdeki hataları bile romantikleştirir kullanıcı: “Bazen çökerdi ama… biz onu da severdik, alışmıştık…” (Adeta Stockholm sendromunun dijital versiyonu.)
Ve siz orada, yeni ERP sistemin elçisisiniz. Ama karşınızda duygusal olarak hala eski sistemi terk edememiş bir kullanıcı ordusu var. Kimi “bir şans daha verelim” der, kimi ise “bunu kuranla bir konuşmak lazım” bakışı atar.Ama üzülmeyin, zamanla alışıyorlar. Hatta bir gün geliyor ki eski sistemden tek bir satır veri bile gelmediğinde size gelip şöyle diyorlar:“Şimdi anladım hocam, iyi ki geçmişiz… ama yine de bizim X programı başkaydı be…” 😊
7.Akademik ve Uygulamalı Perspektiften Sonuç
ERP Projesi Öncesi Danışman Seçimi İçin Soru Seti – Danışman adayınıza şu soruları mutlaka sorun:
- Daha önce benzer sektörde proje yaptınız mı?
- Canlıya geçiş sürecinde ne tür sorunlar yaşadınız?
- Hangi modüllerde uzmanlığınız var?
- Kullanıcı eğitimlerini nasıl planlıyorsunuz?
- Beklenmedik bir kriz durumunda nasıl aksiyon alırsınız?
Araştırmalar, ERP projelerinde başarısızlık oranlarının hâlâ yüksek olduğunu göstermektedir. Bu başarısızlıkların çoğu, teknik yetersizlikten ziyade insan faktöründen ve organizasyonel uyum eksikliğinden kaynaklanmaktadır. Dolayısıyla kritik başarı faktörleri kadar, projeyi sahada uygulayan danışman kadrolarının niteliği de göz ardı edilmemelidir.
ERP projelerinin sürdürülebilir başarıya ulaşması için öneriler:
- Danışman seçiminde yalnızca teknik bilgiye değil, iletişim ve değişim yönetimi becerilerine de önem verilmelidir.
- Proje ekipleri, danışmanların katkılarını stratejik bir ortaklık olarak görmelidir.
- Danışman yetkinliklerinin ölçüldüğü ve geliştirildiği kurumsal yapılar teşvik edilmelidir.
ERP projeleri, yalnızca yazılım uygulama projeleri değil, aynı zamanda organizasyonel dönüşüm girişimleridir. Bu nedenle başarının anahtarı sadece doğru teknoloji değil, aynı zamanda doğru insanlarla çalışmaktan geçmektedir.
görüşleriniz değerli !!!: thinkoptimize@yandex.com
ThinkOptimize 